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| 株式会社 山 博 |
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個人情報保護方針 制定 平成20年 2月 1日 最終更新日 平成21年6月8日 株式会社山博 代表取締役社長 山室泰洋 １．
個人情報保護理念 当社は、古紙のリサイクルを通じて製紙原料の販売などの事業を行っております。当社のこれらの事業は、関係者（お客様、お取引先様、および従業員）との信頼の上に成り立っていると考えています。 当社は、当社が事業活動をする上でお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員および従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。 当社は、予め特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。 また当社は、日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」および個人情報の取扱いに関する法令,国が定める指針その他の規範を遵守して個人情報を取り扱います。 ２．
個人情報保護マネジメントシステムの確立 当社は、適切な個人情報の取り扱いのために以下の事項を実施します。 (1)
当社の事業の内容及び規模に応じた適切な個人情報の取得、利用及び提供に努め、また個人情報の取り扱い方法を定めた内部規定を整備します。 (2)
個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正(改善)のための対策を講じます。 (3)
「個人情報保護管理者」を任命し、内部規定の遵守を徹底します。 (4)
役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年1回以上実施します。 (5)
内部規定およびその遵守の状況を年1回以上の監査を行い、点検します。 (6)
個人情報保護のための個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。 ３．
個人情報の取得と利用 (1) 【利用目的】 当社は、ご本人から書面などで直接お預かりする個人情報についてはお預かりする際に明示し同意をいただいた利用目的の範囲内で個人情報を利用させていただきます。それ以外の方法で取得した個人情報についても、別途公表する利用目的の範囲内でのみ利用させていただきます。当社の全般的な利用目的は=>こちら (2) 【ご提供の任意性】 当社がお客様などご本人に個人情報の提供をお願いした場合、ご本人から当社への個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただけない情報の種類によって、当社からのサービスの一部又は全部をご提供できない場合があります。 (3) 【自動取得する情報】 当社は、当社施設の安全管理のため監視カメラを設置しています。 また当社WEBサイトでは、当社自身のWEBサイトの評価のため、アクセスログを記録しています。なおクッキーは使用しておりません。 いずれの自動取得情報も当社の情報セキュリティ関連規定に従い、適切に管理いたします。 (4) 【利用および第三者への提供】 当社は、以下のいずれかの場合を除いて、個人情報を利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用したり第三者に提供したりいたしません。また、目的外利用を防ぐ措置を講じます。 ①
本人の同意がある場合。なお第三者に提供する場合には原則として、機密保持、再提供の禁止、お客様からのお申し出により利用を停止することを契約の条件といたします。 ②
法令等により開示を求められた場合 ③
本人または公衆の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 ④
公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき ⑤ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 (5)
【委託】 当社は、業務を円滑に進めるために、外部業者に個人情報の一部又は全部の処理を委託することがあります。（この場合、安全管理対策の充実した委託先を選定し、かつ安全管理対策を契約において義務付けます） ４．
個人情報に関するお問合せ対応 (1) 当社は、当社の保有する個人情報に関し、ご本人（代理人を含む）から開示・訂正・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただしデータの削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。尚、ご本人確認の方法や回答方法の詳細については、「苦情・開示対応規定」に従い、処理いたします。 (2) 当社の個人情報に関する苦情およびお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。なお手数料は無料です。 (3) 当社の従業員からの個人情報の開示などの求めに対する手続きは「従業員情報管理規定」に従い、処理します。 (4) 窓口の受付時間は平日の午前９時から午後５時までとさせていただきます。 担当： 個人情報相談窓口（個人情報保護管理者） 電話： 03-3845-2828 FAX： 03-3845-2825 以上
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苦情・開示対応規定 １． 目的 当社の開示対象個人情報に関する苦情・開示などの求め（苦情・相談、および開示・訂正・利用停止・削除の求め）への対応を、「PMS-A-000-00個人情報取扱基本規定3.4.4」に基づき、その手続きを規定する。 従業員の個人情報に関する事項は、「PMS-C-101-00 従業員情報管理規定」に規定する。 ２． 責任 本規定は、個人情報相談窓口責任者が主管する。 個人情報相談窓口責任者は、自己の不在時に代理対応できる担当者を任命することができる。 ３． 対応姿勢と必要能力 (1) 個人情報相談窓口責任者（代理を含む。以下、本規定において同じ。）は、苦情・開示の対応において、本人(代理人を含む。以下、本規定において同じ。)の気分を害さぬように柔和・冷静かつ論理的な対応に努めなければならない。 (2) 個人情報相談窓口責任者は、本人の主張・態度に関わらず、正式な手続きを経ずして当社の開示対象個人情報の内容について開示してはならない。 (3) 個人情報相談窓口責任者は、前2項の対応を可能とする技術・知識・態度を身につけるべく能力開発に努めなければならない。 ４． 開示対象個人情報の開示請求等への対応 個人情報相談窓口責任者は、当社の開示対象個人情報に関する本人の権利の請求に対して、次の対応をする。 (1) 当社の開示対象個人情報について、本人から本人に関する開示対象個人情報について開示を求められた場合は、適切な本人確認の上、５営業日以内に本人に対してこれを通知する。本人へ回答する内容（求めに応じない場合も含め）は個人情報保護管理者が判断し承認し、本人へ回答する。 (2) 前項の本人確認は、情報の内容により以下の手順で行う。 ①
個人信用情報(金融・資産・口座番号)、暗証番号、特定の機微な情報 (ア)
請求受付は郵便によるものとし、回答は請求者宛て本人限定郵便で行う。 (イ)
本人からの請求の場合には、以下の書類の提出を受付条件とする。 ①
様式「PMS-B-006-02 開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および実印による押印 ②
本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー ③
本人の印鑑証明書 (ウ)
代理人からの請求の場合には、上記に加え、以下の書類の提出を条件とする。 ・
委任状（任意様式。ただし本人の署名・実印による押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須） ・
代理人の印鑑証明書 ・
代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー ② 前項以外の情報（基本情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、勤務先など）、利用サービス内容・契約条件およびその他の情報 ） (ア) 本人からの問合せ（口頭、電話、メール、書面を含む）の場合には、登録電話番号またはメールアドレスへのコールバックにより本人確認する。 請求に対する回答は口頭または書面で行う。ただし口頭による回答は、本人の同意が得られた場合に限る。 (イ) 代理人からの請求受付は郵便によるものとし、以下の書類の提出を受付条件とする。 ①
様式「PMS-B-006-02 開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入した書面 ②
委任状（任意様式。ただし本人の署名・押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須） ③
本人および代理人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー各1通 ④
請求に対する回答は、代理人宛に本人限定郵便を利用して行う。 ③ 開示に関わる手数料は無料とする。 (3) 個人情報相談窓口責任者は、誤った情報があった場合であって、本人から訂正又は削除を求められた場合には、当該個人データを主管する個人情報管理者に遅滞なく必要な調査を指示し、調査完了から５営業日以内に訂正又は削除をさせる、あるいは訂正又は削除をしないことを決定させる。個人情報相談窓口責任者は、訂正又は削除を行った場合にはその旨と内容を、行わなかった場合にはその旨と理由を、請求者に対して通知をする。 (4) 個人情報管理者は、前2項に関わらず、本人による登録情報（姓、住所、利用サービスなど）が本人の都合により変更を希望する場合には、開示の手続きを経ずに変更できる手段を用意するように努めなければならない。 (5) 個人情報相談窓口責任者は、本人から個人データの利用または第三者への提供の停止、または削除の請求があった場合には、これに応じる。 第三者に対して利用停止条件付で提供していた場合には、本人の要請を提供先にも通知する。 ５． 苦情及び相談 (1)
個人情報相談窓口責任者は、苦情・相談の受付においては以下の情報を収集した上で、内容に応じて関連部署に指示し、調査・処理を行わなければならない。 ・ 苦情・相談の内容 ・ 苦情・相談の根拠となる背景および/または根拠となる事実 ・ 本人と当社の接触窓口 ・ 本人の氏名及び連絡先（後日回答が必要な場合または調査に必要な場合） (2)
個人情報相談窓口責任者は、苦情または相談の対応において、当社が取り扱う個人情報の内容について開示する必要がある場合には、本規定４に定める本人確認手続きを取る他は個人情報内容を開示してはならない。本人へ回答する内容（求めに応じない場合も含め）は個人情報保護管理者が判断し承認し、「個人情報取扱業務指示書」に従い、本人へ回答する。 (3)
個人情報相談窓口責任者は、苦情または相談の対応結果を代表者に報告すること。 ６． 記録 (1) 個人情報相談窓口責任者は、苦情及び開示の請求と対応結果について、様式「PMS-B-006-01 苦情・開示請求対応記録」に記録しなければならない。 (2) 前項の記録は、マネジメントレビューのインプットのひとつとする。 (3) 個人情報相談窓口責任者は、前項の場合以外にも必要に応じて、苦情の経緯および対応の結果を社長に報告する。
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